Informacja o przeprowadzonych kontrolach przez Departament Organizacyjny i Kadr w 2014 r.
| Znak sprawy | Nazwa jednostki kontrolowanej | Zakres objęty kontrolą | Termin przeprowadzenia kontroli | Stwierdzenie nieprawidłowości w ujęciu ogólnym | Wydano zalecenia pokontrolne (tak/nie) | Sposób i miejsce udostępniania kontroli |
|---|---|---|---|---|---|---|
| DO-III.8261 .1.2014 | ARCHIWUM DIGITALIZACJA TERRA sp. z o.o. ul. Tadeusza Kościuszki 8 62-051 Wiry (KRS 0000436588) |
Kontrola w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania w oddziale firmy w Wirach przy ulicy Jana Kilińskiego 10. | 26 marca 2014r. | BRAK | NIE | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 864 |
| DO-III.8261 .3.2014 | ARCHIGEO sp. z o.o. ul. Darłowska 54 60-452 Poznań (KRS 0000384812) |
Kontrola sprawdzająca wykonanie zaleceń pokontrolnych Marszałka Województwa Wielkopolskiego przekazanych pismem nr DO-III.8261.2.2012 z 20.06.2013 r. | 10 kwietnia 2014r. | W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości, a mianowicie. 1. W Regulaminie świadczenia usług, nie uregulowano w sposób uporządkowany i spójny, zagadnień dotyczących: zakresu świadczonych usług, zasad przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania, zasad zabezpieczania dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi, terminów wykonywania usług, trybu przyjmowania interesantów, sposobu i terminu udostępniania dokumentacji oraz procedur obowiązujących przy brakowaniu i niszczeniu dokumentacji. Z uwagi na fakt, że działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców jest prowadzona w oparciu o Regulamin świadczenia usług, stąd Regulamin ten winien być opracowany co najmniej w szczegółowości określonej art. 51k ust. 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (j.t. Dz. U. z 2011r. Nr 123, poz. 698 ze zm.). 2. Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie było wyposażone w elementy wymagane przepisami rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284), zwanego dalej „rozporządzeniem”, to jest: • ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową oraz instalację antywłamaniową, ani zabezpieczone przed włamaniem w inny sposób odpowiedni dla tego pomieszczenia – elementy te były wymagane § 3 pkt 2 lit. a i b rozporządzenia, • termometr i higrometr, do czego zobowiązywał § 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia. 3. W pomieszczeniu do przechowywania dokumentacji znajdowały się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z jej przechowywaniem, co było niezgodne z § 5 pkt 1 rozporządzenia. |
Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 864 |
|
| DO-VII.6352 .1.2014 | Specjalistyczny Zespół Opieki Zdrowotnej nad Matką i Dzieckiem w Poznaniu, ul. Krysiewicza 7/8, 61-825 Poznań. | Kontrola problemowa w zakresie przygotowania wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej do realizacji zadań obronnych w okresie od 1 stycznia 2013 r. do 26 marca 2014 r. | 26.03.2014 r. | 1. W Statucie Szpitala nie określono zadań dotyczących problematyki obronnej, co było wymagane art. 2 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2004 r. Nr 241, poz. 2416 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”. 2. Dyrektor Szpitala nie reklamował osób od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny. Powyższe działanie było niezgodne z art. 116 ust.1 i ust. 4-5 ustawy. |
Tak | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 18, 61-713 Poznań bud. C, pok. 12 |
| DO-VII.6352 .2.2014 | Szpital Rehabilitacyjno-Kardiologiczny w Kowanówku, ul. Sanatoryjna 34, 64-600 Oborniki. | Kontrola problemowa w zakresie przygotowania wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej do realizacji zadań obronnych w okresie od 1 stycznia 2013 r. do 15 maja 2014 r. | 15.05.2014 r. | 1. Dyrektor Szpitala nie posiadał wykazu stanowisk służbowych lub funkcji zajmowanych przez pracowników przeznaczonych do reklamowania od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i na wypadek wojny, do czego był zobowiązany przepisami art.116 ustawy. 2. Plany szkoleń wewnętrznych na lata: 2013 i 2014 nie uwzględniały szkolenia z zakresu realizacji zadań obronnych. |
Tak | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 18, 61-713 Poznań bud. C, pok. 12. |
| DO-III.8261 .4.2014 | Ośrodek Archiwizacji i Usług Ekonomicznych "AUDIATOR" Sp. z o.o. ul. Władysława Sikorskiego 33 64-920 Piła (KRS 0000125063) |
Kontrola doraźna w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania pod adresem: 64-930 Szydłowo 48. | 23 lipca 2014r. | W wyniku kontroli 162 faktur, wystawionych przez Przechowawcę w okresie od 1 stycznia 2014 roku do 31 marca 2014 roku, za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, stwierdzono, że w przypadku 18 faktur, łączna opłata za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania od jednorazowo złożonego zamówienia, była wyższa od kwoty określonej w § 2 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 roku, w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. z 2005 r., Nr 28, poz. 240), który stanowi, że: „Łączna opłata od jednorazowo złożonego zamówienia nie może przekroczyć kwoty 200 zł.” Wyjaśnienie Pani Prezes, iż: Uchwała Nr 5/2010 Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników Ośrodka Archiwizacji i Usług Ekonomicznych AUDIATOR Sp. z o.o. z dnia 7.12.2010 roku, w sprawie wprowadzenia zmian w cenniku usług, umożliwiała zwiększenie opłaty w przypadku uzasadnionej pracochłonności, nie znajduje uzasadnienia zarówno faktycznego, jak i prawnego. Wysokość pobieranych opłat nie może przekroczyć maksymalnych stawek za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji, określonych w ww. rozporządzeniu. | Tak | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 864 |
| DO-VII.6352 .4.2014 | Wojewódzki Specjalistyczny Zespół Zakładów Opieki Zdrowotnej Chorób Płuc i Gruźlicy w Wolicy k. Kalisza, 62-872 Godziesze Małe. | Kontrola problemowa w zakresie przygotowania wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej do realizacji zadań obronnych w okresie od 1 stycznia 2013 r. do 31 października 2014 r. | 31.10.2014 r. | Brak | Nie | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 18, 61-713 Poznań bud. C, pok. 12. |
| DO-VII.6352 .3.2013 | Wojewódzki Szpital dla Nerwowo i Psychicznie Chorych „Dziekanka” im. Aleksandra Piotrowskiego w Gnieźnie, ul. Poznańska 15, 62-200 Gniezno. | Kontrola sprawdzająca w zakresie wykonania zaleceń Marszałka Województwa Wielkopolskiego zawartych w wystąpieniu pokontrolnym wydanym 20.06.2013 r., dotyczących przygotowania kontrolowanej jednostki do realizacji zadań obronnych. | 28.11.2014 r. | Nie stwierdzono. Jednostka wykonała wszystkie zalecenia ujęte w wystąpieniu. | Nie | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 18, 61-713 Poznań bud. C, pok. 12. |
| DO-VIII.1712 .1.2014 | Departament Organizacyjny i Kadr Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu, al. Niepodległości 18, 61-713 Poznań. | Kontrola w zakresie prawidłowości przetwarzania danych osobowych w zbiorze „Kadry i Płace” na czas przeprowadzania kontroli. | od 29.09.2014 r. do 1.10.2014 r. |
W wyniku kontroli stwierdzono, że w kartach stanowisk pracy pracowników Departamentu, którzy przetwarzali dane osobowe w zbiorze „Kadry i Płace”, brak było wpisu wymaganego §27 pkt 6 lit. j) Zasad Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji. | Tak |
Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu, Departament Organizacyjny i Kadr, al. Niepodległości 34, 61-714 Poznań, pok. 855. |
| DO-VIII.1711 .1.2014 | Wielkopolskie Centrum Medycyny Pracy w Poznaniu, ul. Poznańska 55 A, 60-852 Poznań. | Kontrola w zakresie prawidłowości przetwarzania danych osobowych w zbiorze pn.: „Ewidencja uprawnionych lekarzy do przeprowadzenia badań lekarskich kierowców i kandydatów na kierowców Województwa Wielkopolskiego” na czas przeprowadzenia kontroli. | od 5.11.2014 r. do 7.11.2014 r. |
W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia:
1. Dokumentacja, dotycząca Zbioru, nie zawierała informacji o: - sposobie odnotowania informacji o odbiorcach, którym dane osobowe zostały udostępnione, zakresie i dacie tego udostępnienia, - programach i narzędziach programowych, służących do wykonywania i wykorzystywania kopii zapasowych danych osobowych przetwarzanych w sposób elektroniczny. Ponadto w dokumentacji nie zostały zaktualizowane informacje tj.: - w wykazie budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym WCMP przetwarzał dane osobowe, nie były wymienione wszystkie pomieszczenia, w których faktycznie przetwarzano dane, - w wykazie zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych, nie było informacji o zbiorze i programach, za pomocą których przetwarzany był zbiór. - nieaktualny był również opis struktur zbiorów danych, wskazujących zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązań między nimi, co jest wymagane w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. nr 100 poz. 1024) 2. Centrum wystawiało upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w Zbiorze na druku niezgodnym ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych nr 15/DO/2013 z 15 lipca 2013 r. 3. Użytkownicy przetwarzający elektronicznie dane osobowe w Zbiorze, nie zmieniali hasła dostępowego zgodnie z przepisami prawa, co jest wymagane w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. nr 100 poz. 1024). |
Tak | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu, Departament Organizacyjny i Kadr, al. Niepodległości 34, 61-714 Poznań, pok. 855. |
| DO-VIII.1711 .2.2014 | Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu, ul. Kościelna 37, 60-537 Poznań. | Kontrola w zakresie prawidłowości przetwarzania danych osobowych w zbiorze pn.: „Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych ” na czas przeprowadzenia kontroli. | od 9.12.2014 r. do 11.12.2014 r. |
W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia: Dokumentacja, dotycząca Zbioru, nie zawierała informacji o programach i narzędziach programowych, służących do wykonywania i wykorzystywania kopii zapasowych danych osobowych przetwarzanych w sposób elektroniczny, oraz nie została zaktualizowana w zakresie:
- wykazu budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar przetwarzania danych, gdyż nie wymieniono w nim wszystkich pomieszczeń, w których przetwarzano dane w Zbiorze, - sposobu przepływu danych dotyczących Systemu Obsługi Wniosków i Administracji (SOWA), za pomocą którego przetwarzano dane osobowe w Zbiorze, - informacji dotyczących programów i systemów wykorzystywanych do zabezpieczenia systemu teleinformatycznego, tj. systemu wykrywania i przeciwdziałania włamaniom (IDS/IPS), co jest wymagane w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. nr 100 poz. 1024). |
Tak | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu, Departament Organizacyjny i Kadr, al. Niepodległości 34, 61-714 Poznań, pok. 855. |
| DO-I.622 .3.2013 |
Fundacja Agapeanimali
|
Kontrola w zakresie prawidłowości przeprowadzenia zbiórki publicznej zorganizowanej na podstawie decyzji Marszałka Województwa Wielkopolskiego | 28 marca 2014 r. | BRAK | NIE | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 825 |
| DO-I.622 .7.2013 |
Fundacja Niesiemy Nadzieję
|
Kontrola w zakresie prawidłowości przeprowadzenia zbiórki publicznej zorganizowanej na podstawie decyzji Marszałka Województwa Wielkopolskiego | 28 marca 2014 r. | BRAK | NIE | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 825 |
| DO-I.622 .10.2013 |
Fundacja Ochrony Zwierząt Animal Security |
Kontrola w zakresie prawidłowości przeprowadzenia zbiórki publicznej zorganizowanej na podstawie decyzji Marszałka Województwa Wielkopolskiego | 26 czerwca 2014 r. | BRAK | NIE | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 825 |
|
DO-I.622 .13.2013
|
Stowarzyszenie Teatru Planeta Wronczyńska 10 |
Kontrola w zakresie prawidłowości przeprowadzenia zbiórki publicznej zorganizowanej na podstawie decyzji Marszałka Województwa Wielkopolskiego | 22 grudnia 2014 r. | BRAK | NIE | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 825 |
Osoba odpowiedzialna za:
wytworzenie informacji: 2014-04-23 Elżbieta Ruta-Solarska
wprowadzenie informacji do podstrony BIP: przez Tomasz Orłowski
wytworzenie informacji: 2014-04-23 Elżbieta Ruta-Solarska
wprowadzenie informacji do podstrony BIP: przez Tomasz Orłowski
Rejestr zmian - poprzednia opublikowana wersja artykułu - pokaż rejestr