Informacja o przeprowadzonych kontrolach przez Departament Organizacyjny i Kadr w 2016 r.

Blumen Group sp. z o.o. ul. Pionierów 55, 62-510 Konin (KRS 0000494565)

Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie spełniało wymogów określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284), zwanego dalej „rozporządzeniem”, a mianowicie:

1.  Nie było wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową, co było wymagane § 3 pkt 2 lit. a) rozporządzenia.  
2. Nie było zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla tego pomieszczenia, co było wymagane § 3 pkt 2 lit. b) rozporządzenia.
3. W pomieszczeniu nie eliminowano światła słonecznego w sposób określony § 7 ust. 2 rozporządzenia.
4. Nie przeprowadzano codziennej kontroli warunków wilgotności i temperatury pomieszczenia (nie zainstalowano termometru i higrometru) oraz nie rejestrowano jej wyników, co było niezgodne z § 6 ust. 2 rozporządzenia.
5. W pomieszczeniu znajdowały się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane
z przechowywaniem dokumentacji, co było sprzeczne z § 5 pkt 1 rozporządzenia.
Ponadto regulamin świadczenia usług nie był udostępniony w lokalu, w którym przyjmowani są interesanci, co było wymagane art. 51k ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015r. poz. 1446 j. t. ze zm.)

Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego
Departament Organizacyjny
i Kadr
al. Niepodległości 34
61-714 Poznań
pok. 864

“AKTA ARCHIWUM” sp. z o.o. ul. Gnieźnieńska 70 62-006 Bogucin k/Poznania
(KRS 0000122857)

Kontrola problemowa
w zakresie objętym wpisem do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych w miejscu prowadzenia działalności w Bogucinie k/Poznania, przy ulicy Gnieźnieńskiej 70.

“AJS” sp. z o. o. ul. Wojska Polskiego 15 62-500 Konin (KRS 0000426219)

Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie spełniało wymogów określonych
w rozporządzeniu Ministra Kultury
z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32,
poz. 284), zwanego dalej „rozporządzeniem”, a mianowicie:

1. Nie było wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową, co było wymagane
§ 3 pkt 2 lit. a) rozporządzenia.  
2. Nie było zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla tego pomieszczenia, co było wymagane § 3 pkt 2 lit. b) rozporządzenia.
3. W pomieszczeniu nie eliminowano światła słonecznego w sposób określony § 7 ust. 2 rozporządzenia.
4. Nie przeprowadzano codziennej kontroli warunków wilgotności
i temperatury pomieszczenia (nie zainstalowano termometru
i higrometru) oraz nie rejestrowano jej wyników, co było niezgodne z § 6 ust. 2 rozporządzenia.
5. W pomieszczeniu znajdowały się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane
z przechowywaniem dokumentacji, co było sprzeczne z § 5 pkt 1 rozporządzenia.

Ośrodek Archiwizacji
i Usług Ekonomicznych “AUDIATOR” sp. z o. o.
ul. Sikorskiego 33
64-920 Piła
(KRS
 0000125063)

Sprawdzająca wykonanie zaleceń pokontrolnych Marszałka Województwa Wielkopolskiego, zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Nr DO-III.8261.4.2014
z dnia 03.02.2015r.
w miejscu prowadzenia działalności Szydłowo nr 48.

Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego
Departament Organizacyjny
i Kadr
al. Niepodległości 34
61-714 Poznań
pok. 864

ESOD sp. z o.o. sp. k.
ul. Obornicka 102
62-002 Suchy Las
(KRS
0000403377)

Kontrola prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonej przez Samorząd Województwa na realizację zadania p.n.:
Poszukiwanie w okresie od 2.11.2015 r. do 31.12.2015 r. i dofinansowane z funduszy Samorządu Województwa Wielkopolskiego kwotą 15 000 złotych na podstawie umowy Nr 62/DO/2015 zawartej 25 listopada 2015 r.

Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego
Departament Organizacyjny i Kadr
al. Niepodległości 34
61-714 Poznań
pok. 825.

Stowarzyszenie "Gloria in Musica"
ul. Chwiałkowskiego ¾
61-543 Poznań
(KRS: 0000436435)

Kontrola prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonej przez Samorząd Województwa na realizację zadania p.n.:
Cegielskiemu, Bojanowskiemu, Jackowskiemu –
in memoriam w okresie od 2.11.2015 r. do 31.12.2015 r. i dofinansowane z funduszy Samorządu Województwa Wielkopolskiego kwotą 30 000,00 zł złotych na podstawie umowy Nr 60/DO/2015 zawartej 25 listopada 2015 r.

Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego
Departament Organizacyjny
i Kadr
al. Niepodległości 34
61-714 Poznań
pok. 825.

Fundacja Instytut Przestrzeni Obywatelskiej Pro Publico Bono
ul. Świętego Wincentego 6/9 61-003 Poznań
(KRS: 0000462842)

Kontrola prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonej przez Samorząd Województwa na realizację zadania p.n.:
Śladami genius loci. Wielkopolskie dziedzictwo pracy organicznej w okresie od 2.11.2015 r. do 31.12.2015 r. i dofinansowane z funduszy Samorządu Województwa Wielkopolskiego kwotą 25 000,00 zł złotych na podstawie umowy Nr 61/DO/2015 zawartej 25 listopada 2015 r.

Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego
Departament Organizacyjny
i Kadr
al. Niepodległości 34
61-714 Poznań
pok. 825.

Kontrola problemowa
w zakresie objętym wpisem do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych w miejscu prowadzenia działalności w Lesznie przy ulicy Spółdzielczej 2.

“DataBank sp. z o.o.
ul. Moszna Parcela 29
05-840 Brwinów
(KRS 0000210231)

Kontrola problemowa
w zakresie objętym wpisem do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych w miejscu prowadzenia działalności w Gądkach przy ulicy Magazynowej 5A.

1. W Regulaminie świadczenia usług, nie uregulowano w sposób uporządkowany i spójny,  zagadnień dotyczących: zakresu świadczonych usług, sposobu i terminów udostępniania dokumentacji oraz terminów wykonywania usług, wysokości opłat pobieranych za usługi oraz procedur obowiązujących przy brakowaniu i niszczeniu dokumentacji, a tym samym nie spełniono wymogów określonych w art. 51k ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446 j. t. ze zm.), zwanej dalej „ustawą o archiwach”.

2. W Spółce czynności związane z obsługą dokumentacji osobowej i płacowej wykonywała osoba nieposiadająca specjalistycznego wykształcenia i praktyki zawodowej, określonych Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 roku w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane
z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. Nr 68, poz. 596).

3. W pomieszczeniu, w którym Spółka przechowywała dokumentację wytworzoną na nośniku papierowym, nie utrzymywano warunków wilgotności określonych w załączniku do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 roku w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284)

Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego
Departament Organizacyjny i Kadr
al. Niepodległości 34
61-714 Poznań
pok. 864

„IRON MOUNTAIN POLSKA” sp. z o.o.
ul. Regulska 2
Reguły k/Warszawy
05-820 Piastów

(KRS  ,0000155844)

Kontrola problemowa
w zakresie objętym wpisem do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych w miejscu prowadzenia działalności w Sadach k/ Tarnowa Podgórnego przy ulicy Poznańskiej 16B.

Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego
Departament Organizacyjny i Kadr
al. Niepodległości 34
61-714 Poznań
pok. 864

Przedsiębiorstwo Usługowe „ARCHIWUM JP” sp. z o.o.
ul. Młyńska 10/5
61-730 Poznań

(KRS, 0000248233)

Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego
Departament Organizacyjny
i Kadr
al. Niepodległości 34
61-714 Poznań
pok. 864

PAK Kopalnia Węgla
Brunatnego Konin SA
ul. 600-lecia 9
62-540 Kleczew
(KRS 0000010058)

Sprawdzająca wykonanie zaleceń pokontrolnych Marszałka Województwa Wielkopolskiego, zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Nr DO-I.8261.2.2015
z dnia 10.12.2015r. w miejscu prowadzenia działalności w Kleczewie przy ul. 600-lecia 9.

ENERGA Ciepło Kaliskie sp. z o.o.
ul. Torowa 115
62-800 Kalisz
(KRS 0000407520)

Kontrola problemowa
w zakresie objętym wpisem do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych w miejscu prowadzenia działalności w Kaliszu przy al. Wojska Polskiego 33.

Archiwum sp. z o.o.
ul. Jana Danysza 4
63-400 Ostrów Wielkopolski
(KRS 0000180441)

1. W pomieszczeniu, w którym Spółka przechowywała dokumentację wytworzoną na nośniku papierowym:

a) nie utrzymywano warunków temperatury określonych w załączniku do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 roku w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32,
poz. 284), zwanym dalej „rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r.”

b) nie rejestrowano wyników codziennej kontroli warunków wilgotności i temperatury,
co było wymagane § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 roku.