Informacja o przeprowadzonych kontrolach przez Departament Organizacyjny i Kadr w 2016 r.
| Znak sprawy | Nazwa jednostki kontrolowanej | Zakres objęty kontrolą | Termin przeprowadzenia kontroli | Stwierdzenie nieprawidłowości w ujęciu ogólnym | Wydano zalecenia pokontrolne (tak/nie) | Sposób i miejsce udostępniania materiałów z kontoli |
|---|---|---|---|---|---|---|
| DO-I.8261. 2.2016 | Blumen Group sp. z o.o. ul. Pionierów 55, 62-510 Konin (KRS 0000494565) | Kontrola problemowa w zakresie objętym wpisem do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych w miejscu prowadzenia działalności w Koninie przy ulicy Przydziałki 31c. |
10 lutego 2016 r. |
Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie spełniało wymogów określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284), zwanego dalej „rozporządzeniem”, a mianowicie:
1. Nie było wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową, co było wymagane § 3 pkt 2 lit. a) rozporządzenia. 2. Nie było zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla tego pomieszczenia, co było wymagane § 3 pkt 2 lit. b) rozporządzenia. 3. W pomieszczeniu nie eliminowano światła słonecznego w sposób określony § 7 ust. 2 rozporządzenia. 4. Nie przeprowadzano codziennej kontroli warunków wilgotności i temperatury pomieszczenia (nie zainstalowano termometru i higrometru) oraz nie rejestrowano jej wyników, co było niezgodne z § 6 ust. 2 rozporządzenia. 5. W pomieszczeniu znajdowały się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem dokumentacji, co było sprzeczne z § 5 pkt 1 rozporządzenia. Ponadto regulamin świadczenia usług nie był udostępniony w lokalu, w którym przyjmowani są interesanci, co było wymagane art. 51k ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015r. poz. 1446 j. t. ze zm.) |
TAK |
Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 864 |
| DO-I.8261. 3.2016 |
“AKTA ARCHIWUM” sp. z o.o. ul. Gnieźnieńska 70 62-006 Bogucin k/Poznania (KRS 0000122857) |
Kontrola problemowa w zakresie objętym wpisem do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych w miejscu prowadzenia działalności w Bogucinie k/Poznania, przy ulicy Gnieźnieńskiej 70. |
11 lutego 2016 r. | Brak | Nie | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 864 |
| DO-I.8261. 1.2016 | “AJS” sp. z o. o. ul. Wojska Polskiego 15 62-500 Konin (KRS 0000426219) | Kontrola problemowa w zakresie objętym wpisem do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych w miejscu prowadzenia działalności w Koninie przy ulicy Wojska Polskiego 15. |
19 lutego 2016 r. |
Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie spełniało wymogów określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284), zwanego dalej „rozporządzeniem”, a mianowicie: 1. Nie było wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową, co było wymagane § 3 pkt 2 lit. a) rozporządzenia. 2. Nie było zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla tego pomieszczenia, co było wymagane § 3 pkt 2 lit. b) rozporządzenia. 3. W pomieszczeniu nie eliminowano światła słonecznego w sposób określony § 7 ust. 2 rozporządzenia. 4. Nie przeprowadzano codziennej kontroli warunków wilgotności i temperatury pomieszczenia (nie zainstalowano termometru i higrometru) oraz nie rejestrowano jej wyników, co było niezgodne z § 6 ust. 2 rozporządzenia. 5. W pomieszczeniu znajdowały się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem dokumentacji, co było sprzeczne z § 5 pkt 1 rozporządzenia. |
Tak | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 864 |
| DO-I.8261. 5.2016 |
Ośrodek Archiwizacji i Usług Ekonomicznych “AUDIATOR” sp. z o. o. ul. Sikorskiego 33 64-920 Piła (KRS 0000125063) |
Sprawdzająca wykonanie zaleceń pokontrolnych Marszałka Województwa Wielkopolskiego, zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Nr DO-III.8261.4.2014 z dnia 03.02.2015r. w miejscu prowadzenia działalności Szydłowo nr 48. |
11 marca 2016 r. | Nie stwierdzono. Jednostka wykonała wszystkie zalecenia zawarte w wystąpieniu. | Nie |
Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 864 |
| DO-I.8261. 4.2016 |
ESOD sp. z o.o. sp. k. ul. Obornicka 102 62-002 Suchy Las (KRS 0000403377) |
Sprawdzająca wykonanie zaleceń pokontrolnych Marszałka Województwa Wielkopolskiego, zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Nr DO-I.8261.1.2015 z dnia 25.06.2015r. w miejscu prowadzenia działalności w Suchym Lesie przy ul. Sprzecznej 22. |
31 marca 2016 r. | Nie stwierdzono. Jednostka wykonała wszystkie zalecenia zawarte w wystąpieniu. | Nie | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 864 |
| DO-I.614. 3.2016 | Fundacją Odzew Al. Jana Pawła II 15a 64-100 Leszno (KRS: 0000076552) |
Kontrola prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonej przez Samorząd Województwa na realizację zadania p.n.: Poszukiwanie w okresie od 2.11.2015 r. do 31.12.2015 r. i dofinansowane z funduszy Samorządu Województwa Wielkopolskiego kwotą 15 000 złotych na podstawie umowy Nr 62/DO/2015 zawartej 25 listopada 2015 r. |
22 marca 2016 r. | Nie stwierdzono. | Nie |
Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 825. |
| DO-I.614. 3.2016 |
Stowarzyszenie "Gloria in Musica" ul. Chwiałkowskiego ¾ 61-543 Poznań (KRS: 0000436435) |
Kontrola prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonej przez Samorząd Województwa na realizację zadania p.n.: Cegielskiemu, Bojanowskiemu, Jackowskiemu – in memoriam w okresie od 2.11.2015 r. do 31.12.2015 r. i dofinansowane z funduszy Samorządu Województwa Wielkopolskiego kwotą 30 000,00 zł złotych na podstawie umowy Nr 60/DO/2015 zawartej 25 listopada 2015 r. |
25 marca 2016 r. | Nie stwierdzono. | Nie |
Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 825. |
| DO-I.614. 3.2016 |
Fundacja Instytut Przestrzeni Obywatelskiej Pro Publico Bono ul. Świętego Wincentego 6/9 61-003 Poznań (KRS: 0000462842) |
Kontrola prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonej przez Samorząd Województwa na realizację zadania p.n.: Śladami genius loci. Wielkopolskie dziedzictwo pracy organicznej w okresie od 2.11.2015 r. do 31.12.2015 r. i dofinansowane z funduszy Samorządu Województwa Wielkopolskiego kwotą 25 000,00 zł złotych na podstawie umowy Nr 61/DO/2015 zawartej 25 listopada 2015 r. |
30 marca 2016 r. | Nie stwierdzono. | Nie |
Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 825. |
| DO-I.8261. 6.2016 | RiM Archiwum II sp. z o.o. ul. Spółdzielcza 2 64-100 Leszno (KRS 0000209108) |
Kontrola problemowa w zakresie objętym wpisem do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych w miejscu prowadzenia działalności w Lesznie przy ulicy Spółdzielczej 2. |
18 kwietnia 2016 r. | 1. W Regulaminie świadczenia usług, nie uregulowano w sposób uporządkowany i spójny, zagadnień dotyczących: zakresu świadczonych usług, zasad przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania, trybu przyjmowania interesantów, sposobu i terminów udostępniania dokumentacji oraz wysokości opłat pobieranych za usługi, a tym samym nie spełniono wymogów określonych w art. 51k ust. 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 1446 ze zm.). 2. W Cenniku usług za sporządzanie odpisów i kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, który regulował wysokość opłat pobieranych za usługi, podano ceny przekraczające kwoty maksymalne określone w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 roku w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. Nr 28, poz. 240). |
Tak | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 864 |
| DO-VII.6352. 3.2016 | Wielkopolskie Centrum Onkologii im. Marii Skłodowskiej-Curie w Poznaniu, ul. Garbary 15, 61-866 Poznań | Kontrola problemowa w zakresie przygotowania samorządowej jednostki organizacyjnej do realizacji zadań obronnych, za okres od 1.01.2015 r. do dnia rozpoczęcia kontroli. | 20 kwietnia 2016 r. | Dyrektor Centrum nie zaplanował oraz nie zorganizował w 2015 r. szkolenia kadry i personelu medycznego, o którym mowa w par. 21 ust. 5 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2012 r. w sprawie warunków i sposobu przygotowania oraz wykorzystania podmiotów leczniczych na potrzeby obronne państwa oraz właściwości organów w tych sprawach (Dz.U. z 2012 r. poz.741 | Tak | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 873 |
| DO-I.8261. 7.2016 |
“DataBank sp. z o.o. ul. Moszna Parcela 29 05-840 Brwinów (KRS 0000210231) |
Kontrola problemowa w zakresie objętym wpisem do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych w miejscu prowadzenia działalności w Gądkach przy ulicy Magazynowej 5A. |
25 kwietnia 2016 r. |
1. W Regulaminie świadczenia usług, nie uregulowano w sposób uporządkowany i spójny, zagadnień dotyczących: zakresu świadczonych usług, sposobu i terminów udostępniania dokumentacji oraz terminów wykonywania usług, wysokości opłat pobieranych za usługi oraz procedur obowiązujących przy brakowaniu i niszczeniu dokumentacji, a tym samym nie spełniono wymogów określonych w art. 51k ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446 j. t. ze zm.), zwanej dalej „ustawą o archiwach”.
2. W Spółce czynności związane z obsługą dokumentacji osobowej i płacowej wykonywała osoba nieposiadająca specjalistycznego wykształcenia i praktyki zawodowej, określonych Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 roku w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. Nr 68, poz. 596). 3. W pomieszczeniu, w którym Spółka przechowywała dokumentację wytworzoną na nośniku papierowym, nie utrzymywano warunków wilgotności określonych w załączniku do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 roku w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284) 4. Spółka przekazywała do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przejęła, bez podania okresu, z jakiego ta dokumentacja pochodzi, a tym samym nie spełniono wymogu określonego w art. 51g ust. 6 ustawy o archiwach. |
Tak |
Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 864 |
| DO-VII.6352. 1.2016 | Wielkopolskiego Centrum Pulmonologii i Torakochirurgii im. Eugenii i Janusza Zeylandów w Poznaniu, ul. Szamarzewskiego 62, 60–101 Poznań. | Kontrola problemowa w zakresie przygotowania samorządowej jednostki organizacyjnej do realizacji zadań obronnych, za okres od 1.01.2015 r. do dnia rozpoczęcia kontroli. | 31 marca 2016 r. | Nie stwierdzono | Nie | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34, 61-714 Poznań, pok. 873 |
| DO-I.8261. 9.2016 |
„IRON MOUNTAIN POLSKA” sp. z o.o. ul. Regulska 2 Reguły k/Warszawy 05-820 Piastów (KRS ,0000155844) |
Kontrola problemowa w zakresie objętym wpisem do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych w miejscu prowadzenia działalności w Sadach k/ Tarnowa Podgórnego przy ulicy Poznańskiej 16B. |
10 maja 2016 r. | Brak | Nie |
Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 864 |
| DO-I.8261. 8.2016 |
Przedsiębiorstwo Usługowe „ARCHIWUM JP” sp. z o.o. ul. Młyńska 10/5 61-730 Poznań (KRS, 0000248233) |
Kontrola problemowa w zakresie objętym wpisem do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych w miejscu prowadzenia działalności w Poznaniu przy ulicy 28 Czerwca 1956 roku 223/229. |
23 maja 2016 r. | W pomieszczeniu, w którym Spółka przechowywała dokumentację wytworzoną na nośniku papierowym nie utrzymywano warunków temperatury i wilgotności określonych w załączniku do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 roku w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284). |
Tak |
Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 864 |
| DO-I.8261. 11.2016 |
PAK Kopalnia Węgla Brunatnego Konin SA ul. 600-lecia 9 62-540 Kleczew (KRS 0000010058) |
Sprawdzająca wykonanie zaleceń pokontrolnych Marszałka Województwa Wielkopolskiego, zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Nr DO-I.8261.2.2015 z dnia 10.12.2015r. w miejscu prowadzenia działalności w Kleczewie przy ul. 600-lecia 9. |
24 czerwca 2016 r. | Nie stwierdzono. Jednostka wykonała wszystkie zalecenia zawarte w wystąpieniu. | Nie | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 864 |
| DO-I.8261. 13.2016 |
ENERGA Ciepło Kaliskie sp. z o.o. ul. Torowa 115 62-800 Kalisz (KRS 0000407520) |
Kontrola problemowa w zakresie objętym wpisem do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych w miejscu prowadzenia działalności w Kaliszu przy al. Wojska Polskiego 33. |
3 listopada 2016 r. | Brak | Nie | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 864 |
| DO-I.8261. 14.2016 |
Archiwum sp. z o.o. ul. Jana Danysza 4 63-400 Ostrów Wielkopolski (KRS 0000180441) |
Kontrola problemowa w zakresie objętym wpisem do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych w miejscu prowadzenia działalności w Ostrowie Wielkopolskim przy ul. Jana Danysza 4. |
9 grudnia 2016 r. |
1. W pomieszczeniu, w którym Spółka przechowywała dokumentację wytworzoną na nośniku papierowym:
a) nie utrzymywano warunków temperatury określonych w załączniku do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 roku w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284), zwanym dalej „rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r.” b) nie rejestrowano wyników codziennej kontroli warunków wilgotności i temperatury, co było wymagane § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 roku. 2. Spółka nie przekazywała do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykazu pracodawców, których dokumentację przejęła w danym miesiącu kalendarzowym, wraz z podaniem okresu, z jakiego ta dokumentacja pochodzi. Powyższe było niezgodne z art. 51g ust. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j.: Dz. U. z 2016 r. poz. 1506), który stanowi, że „przedsiębiorca przekazuje do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przedsiębiorca przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi, w terminie do końca następnego miesiąca kalendarzowego”. |
Tak | Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Organizacyjny i Kadr al. Niepodległości 34 61-714 Poznań pok. 864 |
Osoba odpowiedzialna za:
wytworzenie informacji: 2016-02-12 Anna Grzymisławska
wprowadzenie informacji do podstrony BIP: 2016-02-12 09:19:29 przez Joanna Kaczmarczyk
wytworzenie informacji: 2016-02-12 Anna Grzymisławska
wprowadzenie informacji do podstrony BIP: 2016-02-12 09:19:29 przez Joanna Kaczmarczyk
Rejestr zmian - poprzednia opublikowana wersja artykułu - pokaż rejestr