Sygnaliści

Zgłoszenie zewnętrzne zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów
 

1. Zgłoszenia naruszeń prawa kierowane do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu, zwanego dalej „Urzędem” można dokonać następującymi sposobami, które gwarantują zachowanie poufności przekazanych informacji:
   a) pocztą na adres korespondencyjny al. Niepodległości 34, 61-714 Poznań z dopiskiem „zgłoszenie naruszeń prawa”,
   b) za pomocą poczty elektronicznej: sygnalista@umww.pl

2. Jako sygnalista podlegasz ochronie od chwili dokonania zgłoszenia zewnętrznego, o ile zostaną spełnione następujące warunki:
   a) masz uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia;
   b) zgłoszenie naruszenia dotyczy informacji o naruszeniu prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928);
   c) informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.
   
   Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5   ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów:
   a) o ochronie informacji niejawnych,
   b) tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych,
   c) tajemnicy postępowania karnego.
    
3. Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności. W ramach postępowania ze zgłoszeniami zewnętrznymi wykonane będą następujące czynności:
   a) wstępna weryfikacja zgłoszenia i potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – w terminie 7 dni, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe;
   b) kwalifikacja zgłoszenia pod kątem ustalenia czy informacja jest informacją dotyczącą naruszenia prawa, czy nie, oraz ustalenie organu właściwego do podjęcia działań następczych;
   c) w przypadku weryfikacji negatywnej, tj. ustalenia, że zgłoszenie nie stanowi informacji o naruszeniu prawa pozostawienie zgłoszenia bez rozpoznania o czym sygnalista zostanie poinformowany na wskazany w zgłoszeniu adres;
   d) podjęcie działań następczych, w szczególności wszczęcie postępowania wyjaśniającego jeśli zgłoszenie jest zakwalifikowane jako podlegające pod przepisy ustawy o ochronie sygnalistów;
   e) kontakt z sygnalistą - jeśli występuje konieczność uzupełnienia informacji od niego;
   f) informacja zwrotna do sygnalisty ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych przesłana w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach w terminie 6 miesięcy. Informacja zwrotna zostanie przesłana na wskazany przez sygnalistę adres do kontaktu.
    
4. Urząd dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności i zapewnia, że:
   a) dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione;
   b) do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych będą dopuszczone wyłącznie osoby, które mają do tego upoważnienie oraz są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych.
    

    5. Dane osobowe sygnalistów Urząd przetwarza w oparciu o wymagania ustawowe zawarte w Klauzuli informacyjnej - pobierz dokument 
 

      6. Urząd po otrzymaniu zgłoszenia zewnętrznego podejmuje działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.

Takimi działaniami mogą być:
a) postępowanie wyjaśniające,
b) wniesienie oskarżenia,
c) działania podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie postępowania.

Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.

7. Sygnalistom przysługuje również ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych i w tym celu Urząd wprowadził w Procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu bezwzględny zakaz stosowania działań odwetowych, prowadzi dla pracowników szkolenia dotyczące zasad ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi, zapewnia, że dostęp do danych sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko osoby upoważnione. Ponadto, w przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnaliście przysługuje prawo do wystąpienia z roszczeniem o odszkodowanie lub zadośćuczynienie.

Każdej osobie, która chce dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, świadczone na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat/miasto na prawach powiatu, który jest właściwy dla Twojego miejsca zamieszkania.

8. Jako sygnalista za dokonanie zgłoszenia zewnętrznego nie będziesz ponosił odpowiedzialności np. odszkodowawczej, dyscyplinarnej za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, przy czym warunkiem koniecznym są uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne, aby ujawnić naruszenie prawa zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.

9. Sygnalisto pamiętaj, że masz wybór czy zgłosić informację o naruszeniu prawa jako zgłoszenie wewnętrzne czy zewnętrzne.

W przypadku kiedy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Urzędu, a jako sygnalista uważasz, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, Urząd zachęca do korzystania z trybu określonego w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu.

10. Zgłoszenie zewnętrzne możesz zgłosić do innych organów publicznych lub do Rzecznika Praw Obywatelskich, adres korespondencyjny: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.